Polityka Prywatności i Klauzula Informacyjna Stowarzyszenia

(Spełnienie obowiązku informacyjnego z art. 13 i 14 RODO)
 

1. Kto jest Administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Artystyczne „Otwarte” z siedzibą w Toruniu, ul. Źródlana 4, 87-100, wpisane do Rejestru Stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000389485, NIP: 9562293360, REGON: 340939870.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami pisząc na adres e-mail: art.otwarte@gmail.com lub listownie na adres siedziby.

 

2. Na jakiej podstawie i w jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach, w zależności od tego, kim jesteś:

a) członkowie Stowarzyszenia (w tym kandydaci):

– realizacja celów statutowych i zarządzanie członkostwem: prowadzenie ewidencji członków, kontakt w sprawach bieżących, zwoływanie walnych zebrań,

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy / realizacji praw i obowiązków wynikających ze statusu członka oraz statutu).

– podejmowanie uchwał: udokumentowanie działalności organów Stowarzyszenia (np. uchwały o przyjęciu, skreśleniu, powołaniu do władz),

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego wynikającego z ustawy Prawo o stowarzyszeniach) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – dokumentowanie historii i działalności organizacji).

– rozliczanie składek członkowskich i darowizn: księgowanie wpłat, weryfikacja wyciągów bankowych,

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości).

b) kontrahenci (instytucje samorządowe, firmy, dostawcy)

– zawarcie i realizacja umów: obsługa umów o współpracy, umów o dotacje/granty z samorządami oraz umów z dostawcami usług,

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy lub działania przed jej zawarciem).

– przedstawiciele i osoby kontaktowe: przetwarzanie danych pracowników lub reprezentantów instytucji/firm wskazanych do kontaktu,

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – sprawne wykonywanie umów i bieżący kontakt).

– rozliczenia i księgowość: wystawianie faktur, rozliczanie dotacji publicznych,

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki księgowe, podatkowe oraz przepisy dotyczące finansów publicznych).

 

3. Komu przekazujemy Twoje dane (Odbiorcy danych)?

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa lub umów powierzenia przetwarzania. Odbiorcami danych mogą być:

– biuro księgowe / zewnętrzna firma księgowa – obsługująca finanse, składki oraz rozliczenia Stowarzyszenia,

– instytucje samorządowe i publiczne – w zakresie niezbędnym do rozliczenia przyznanych dotacji

i realizacji umów publicznych,

– podmioty wspierające nas technicznie i organizacyjnie – dostawcy hostingu, operatorzy pocztowi/kurierscy, dostawcy systemów IT i oprogramowania do zarządzania organizacją.

 

4. Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Okres przetwarzania zależy od celu:

– dane członków oraz z uchwał: przez czas trwania członkostwa w Stowarzyszeniu. Po jego ustaniu – przez okres wynikający z przepisów prawa (np. przedawnienie roszczeń) lub celów archiwalnych związanych z historią Stowarzyszenia (w przypadku kluczowych uchwał),

– wyciągi bankowe, składki i dokumenty księgowe: przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z ustawą o rachunkowości),

– umowy z firmami i samorządami: przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany do rozliczenia dotacji (często 5-10 lat w zależności od wymogów konkursowych) oraz przedawnienia ewentualnych roszczeń.

 

5. Jakie masz prawa?

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa (w granicach określonych przez RODO):

– prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.

– prawo do sprostowania (poprawiania) danych.

– prawo do usunięcia danych (jeśli nie ma innych podstaw prawnych do ich przetwarzania).

– prawo do ograniczenia przetwarzania.

– prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (w przypadku danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu).

– prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

 

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

– dla członków: podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przystąpienia i uczestnictwa w Stowarzyszeniu (bez tego nie można stać się członkiem ani opłacić składek,

-dla kontrahentów i instytucji: podanie danych jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy lub rozliczenia dotacji.